Pentru că suntem în sezonul nunților, astăzi facem cunoștință cu Roxana, event planner la agenția Boheme Events din Constanța. Știm cu toții că organizarea unei nunți perfecte poate fi un adevărat coșmar, așa că am invitat-o pe Roxana să ne spună despre afacerea ei și importanța unui wedding planner…
Bună, draga mea și mulţumesc pentru amabilitatea de a răspunde la câteva întrebări. Te-aș ruga pentru început să te prezinți cititorilor pentru a te cunoaşte mai bine … cine ești, ce pasiuni ai ș.a.m.d
Bună! Sunt Roxana, mamă a două fetiţe gemene pe nume Mara şi Milena şi Event Planner la agenţia Boheme Events. Evident, una dintre pasiunile mele este organizarea de evenimente. Din păcate timpul nu îmi mai permite să mă bucur de alte pasiuni, printre care aş putea enumera: scrisul, tot ceea ce ţine de fashion, dar şi design la modul general. Mă consider o persoană sociabilă, dornică să evolueze şi să se autodepăşească.
Ce te-a determinat să începi business-ul? Sau mai bine zis, spune-mi te rog care este povestea Boheme Events…
Business-ul Boheme Events a început în 2013, din dorinţa de a aduce ceva nou pe piaţa constănţeană. Pasionată fiind de design, m-am înscris la un curs de florar-decorator şi astfel am descoperit că îmi place să creez decoruri pentru evenimente. Primul pas a fost deschiderea unui boutique, care ţinea loc atât de showroom, spaţiu de lucru, cât şi de birou pentru a mă întâlni cu clienţii. Ulterior m-am axat pe zona de Event Planning, predominant organizare de nunţi, un domeniu destul de puţin cunoscut publicului din România. Până acum ceva timp, organizarea de evenimente însemna decor, feţe de mese şi huse pentru scaune, baloane, s.a.m.d.
De curând s-a înţeles ce înseamnă şi ce face cu adevărat un organizator de evenimente, aşadar se apreciază din ce în ce mai mult necesitatea angajării unuia, în condiţiile în care ritmul alert în care trăim nu ne mai permite să ne ocupăm singuri de toate aspectele ce ţin de organizarea unui eveniment reuşit. Spre exemplu, în medie, cuplurile care nu lucrează cu un wedding planner trebuie să aloce între 200 şi 300 ore pentru a îşi planifica nunta. Practic noi preluăm această responsabilitate şi facem tot posibilul să oferim cuplurilor cu care lucrăm un eveniment stress-free.
Mai concret, ce servicii pot beneficia cei care apelează la tine…
Boheme Events este o agenţie care oferă servicii complete, începând cu partea de planning şi până la decor sau închiriere de recuzită şi mobilier pentru evenimente. Avem trei sectoare pe care ne bazăm: organizare de nunţi, organizare de evenimente corporate şi organizare de evenimente private (botezuri, majorate, aniversări, cereri în căsătorie, petreceri, etc.).
Aşadar, în linii mari, oferim celor care apelează la serviciile noastre:
– Consultanţă şi suport pe toată durata organizării evenimentului
– Planificarea bugetului şi structurarea acestuia pe categorii
– Identificarea locaţiei potrivite evenimentului şi adaptate preferinţelor clienţilor
– Consiliere în vederea alegerii meniului, băuturilor, deserturilor
– Propunerea tuturor furnizorilor de servicii (foto-video, muzică, divertisment, etc.)
– Crearea conceptului evenimentului
– Realizarea de liste cu deadline-uri, transmiterea de remindere şi menţinerea legăturii cu toate părţile implicate
– Redactarea desfăşurătorului evenimentului
– Coordonarea în ziua evenimentului pentru a ne asigura că totul decurge conform planului
Ne-am specializat pe organizarea de nunţi pe plajă, o nişă care este acum super la modă. Şi este uşor de înţeles de ce 🙂 O nuntă lejeră, relaxată, la malul mării, este visul oricărui cuplu boem şi romantic. Cuplurile care solicită organizarea unei nunţi pe plajă sunt în general din afara oraşului şi au nevoie fără doar şi poate de un wedding planner, altfel fiind extrem de greu să se ocupe de toate detaliile: găsirea locaţiei, rezervarea cazării, transportului, etc. O nuntă pe plajă este complet diferită faţă de o nuntă de ballroom şi de aceea creăm pachete complet personalizabile pentru acest segment: organizarea de cununii pe plajă, decoruri specifice nunţii la mare, recuzită pe tematică marină, s.a.m.d
Un alt serviciu, destul de nou, este organizarea de evenimente în străinătate (nunţi, aniversări, cereri în căsătorie, reînnoirea jurămintelor, corporate, etc.). Oferim momentan patru destinaţii foarte ofertante : Grecia, Bulgaria, Maldive şi Dubai, având în fiecare dintre acestea consultanţi locali care sunt alături de clienţi şi le oferă suport pe perioada în care se află acolo. Ne axăm foarte tare pe ideea de a personaliza fiecare eveniment, aşadar serviciile noastre pot fi extrem de variate şi încercăm să ne pliem pe dorinţele fiecărui client în parte.
Cum decurge o zi obișnuită în Boheme Events?
O zi obişnuită începe cu verificarea e-mail-ului, a paginii de Facebook şi Instagram, pentru a fi la curent cu noile solicitări şi pentru a răspunde prompt tuturor celor interesaţi de serviciile noastre. După care mă ocup de rezolvarea diverselor aspecte ce ţin de organizarea nunţilor deja contractate. În fiecare zi discut cu partenerii noştri, dezvolt noi colaborări şi menţin legătura cu clienţii, pentru a fi la curent cu dorinţele şi solicitările lor.
Bineînţeles că în tot acest timp, se întâmplă ca în unele zile să sune telefonul destul de des sau să am planificate întâlniri online, cu clienţi care nu locuiesc în Constanţa. Lucrăm foarte mult online şi astfel avem posibilitatea să organizăm nunţi pentru români stabiliţi în toate colţurile lumii, dornici de a reveni în ţară, pe litoral, pentru a avea parte de o experienţă memorabilă.
Ce înseamnă să fii organizator de nuntă/evenimente în România? De ce (eu de exemplu) aș apela la tine și care sunt criteriile de bază atunci când te decizi să organizezi un eveniment?
Aşa cum povesteam mai sus, mai nou acest segment a prins contur şi în România, aşadar consider că suntem pe un drum bun şi oferim servicii similare cu ale planner-ilor din străinătate, la tarife competitive. Viaţa românilor a început să se deruleze într-un ritm extrem de rapid, job-urile ne ocupă tot timpul, corelate bineînţeles cu familia şi copiii. Astfel încât din ce în ce mai mulţi români decid să lase grija organizării propriului eveniment în mâinile unei persoane specializate.
Automat, având experienţă şi ştiind „cu ce se mănâncă”, eu pot lua în calcul aspecte la care poate tu nu te-ai gândit, pot prioritiza ceea ce avem de făcut, îţi pot recomanda furnizori de calitate la preţuri bune, pot negocia şi obţine anumite avantaje şi pot gândi întreg conceptul astfel încât să aibă un aspect unitar, să spună o poveste: povestea voastră. Până la urmă asta ar fi esenţa, ca evenimentul pe care îl organizez să reflecte personalitatea protagoniştilor.
Atunci când am o solicitare, încerc să o gândesc într-o manieră cât mai obiectivă şi să îmi dau seama dacă rezonzez cu acele persoane şi dacă dorinţele lor sunt realiste. Deşi nu îmi place să refuz pe nimeni, uneori sunt nevoită să aplic diverse criterii, ascultându-mi mai ales intuiţia. Sunt persoane pe care nu le poţi mulţumi orice le-ai oferi, iar eu nu îmi doresc ca la final să am parte de clienţi dezamăgiţi, deoarece asta ar însemna automat să fiu şi eu dezamăgită, deşi poate am făcut tot ce mi-a stat în putinţă pentru ca evenimentul să iasă bine.
Ce ai simţit la prima nuntă sau la primul eveniment organizat de tine şi ce mai ştii de acele persoane?
Nu cred că la primul eveniment am simţit ceva în plus faţă de următoarele, deoarece mă dedic în egală măsură tuturor evenimentelor pe care le organizez. Poate am simţit mai mult stres sau mai multă presiune, neavând experienţa pe care am dobândit-o de-a lungul anilor. În general, rămân prietenă pe reţelele de socializare cu cei cu care colaborez, aşa că am ocazia să „îi văd” destul de des, fapt care mă bucură. Cu unii dintre ei am avut ocazia să mă reîntâlnesc la alte evenimente sau chiar să le organizez botezul.
Care a fost cea mai complicată/ funny tematica de nuntă? Cum alegi tematica?
Tematica o aleg în funcţie de tipologia evenimentului, de locaţie şi de preferinţele clienţilor. Deoarece organizez predominant nunţi, mă voi referi la tematicile de nuntă. Aici este extrem de important ca stilul nunţii să reflecte întocmai personalitatea cuplului, să îi reprezinte. Până la urmă cheia ar fi că nunta mea să fie diferită de a ta şi nu să construim toţi evenimentul pe acelaşi tipar, doar pentru ca anul acesta se poartă rozul, cristalele sau perlele.
Bineînţeles că mă inspir din ultimile tendinţe, dar trebuie să ţin cont de mulţi factori. Spre exemplu, dacă locaţia este o pescărie pe malul mării, ar fi cam dificil să merg pe o tematică glam. Nu este imposibil, dar trebuie adaptată foarte mult. Mă ghidez şi după nuanţele deja existente în locaţii, nefiind recomandat să alegem o paletă cromatică nepotrivită, doar pentru că se poartă sau îi place miresei. Chiar şi în alegerea tematicii trebuie să facem anumite compromisuri, pentru ca aspectul final să fie unul armonios.
Cred că cel mai complicat a fost să aleg tematici pentru nunţi în aer liber, deoarece spaţiul este complet nedecorat şi practic pornim de la zero. Spre exemplu, vara aceasta am avut nunţi ce s-au organizat pe marginea piscinelor sau pe terase super basic, aşadar a fost destul de greu să alegem pe ce stil să mergem. Deşi ai spune că este mai simplu dacă nu ai alt decor, pentru că poţi alege orice, mi se pare că este mai greu, deoarece nu ai de ce să te legi şi în plus sunt atâtea variante minunate încât e greu să rămâi la una singură.
Care sunt cele mai frecvente greșeli la organizarea unei nunți/eveniment?
Cred că cea mai mare greşeală în organizarea unei nunţi este că mirii să o facă după placul celor din jur şi nu în funcţie de ce îşi doresc. Automat la final există posibilitatea să nu iasă pe gustul lor şi să rămână cu un gust amar. Următoarea greşeală, destul de frecventă, este ca mirii să îşi dorească un pic din toate, mai precis să combine stilurile şi culorile nepotrivit, pe principiul: îmi place şi vintage, dar şi modern, dar şi cu glitter, ar merge şi-o perluta, dar şi-o steluţă. Atunci rezultatul poate fi dezastruos.
O altă greşeală este să nu personalizeze evenimentul şi să meargă efectiv pe ce au văzut la alţii: „verişoara a ales sfeşnice, alegem şi noi”, „am văzut formaţia X la o prietenă, o iau şi eu”, chiar dacă nu e pe stilul lor sau al invitaţilor, „a făcut o fostă colegă nunta în locaţia Y, gata, acolo facem şi noi”, deşi poate nu le permite bugetul sau nu e adaptată numărului de invitaţi.
Tot legat de numărul de invitaţi, deseori se notează pe listă, cu un an-doi înainte, 300 de persoane, dintre care 200 sunt rude îndepărtate, foşti colegi, oameni cu care nu se văd des şi cu care nu ţin de fapt legătura. Atunci există şansa să aibă parte de o surpriză majoră în apropierea nunţii, atunci când vor constata că mulţi nu confirmă, iar locaţia aleasă este mult prea mare şi le impune să achite un număr minim de meniuri indiferent de câţi invitaţi participă. Aşadar, ca sfat: concepeţi o listă cât mai realistă.
Cu cât timp înainte de nuntă/eveniment ar trebui să apeleze oamenii la tine? Care sunt situațiile extreme de care te-ai lovit?
Pentru că nu prea organizez nunţi de ballroom, unde se fac rezervările chiar şi cu doi ani înainte, în principiu ar fi ideal să discutăm cu un an înainte dacă vorbim despre o nuntă de peste 80 de invitaţi. Dacă este vorba despre un eveniment restrâns, putem organiza şi în câteva luni.
Dar pentru că ai întrebat despre situaţii extreme, pot spune că am avut nunţi destul de mărişoare, de aproximativ 100 invitaţi, pe care le-am organizat în 2-3 luni. Sau evenimente mai micuţe, de pe o zi pe alta. Am avut o cerere în căsătorie pe care am organizat-o fix în ziua în care am fost solicitată, deci în câteva ore. Alte situaţii extreme în timpul evenimentelor nu am avut până acum, deoarece încerc să le previn şi să am mereu un plan B.
Care este tendința în domeniul nunților/evenimentelor în 2019/2020?
Cred cu tărie că tendinţa anului 2020 (văzând deja ce s-a întâmplat în 2019) va fi orientarea către nunţi restrânse şi renunţarea la cele de dimensiuni considerabile. Cuplurile doresc nunţi mai lejere, cu un program relaxant, doresc aer liber, briza mării, privelişte frumoasă. Vor să se înconjoare de familie şi prieteni dragi, să se simtă confortabil. Refuză să aştepte invitaţii la intrare timp de 2-3 ore, ci încearcă să se simtă şi ei bine, deoarece fericirea lor garantează succesul evenimentului.
De asemenea, avem deja solicitări pentru organizarea de nunţi în străinătate, mai ales în Grecia. Promovăm şi conceptul de „elopement”, pentru că sunt cupluri care doresc cu ardoare să-şi rostească jurămintele unul altuia şi să petreacă imediat după o lună de miere de vis. Ori aleg să organizăm cununia civilă afară, iar cununia religioasă şi petrecerea să o facă în ţara alături de familie şi prieteni. Deci au început să apară diverse variante care ies din tiparul clasic.
Cum vezi business-ul tău peste 5 ani și ce dorințe ai?
Caut în primul rând să dezvolt segmentul de nunţi în străinătate şi sper ca în următorii 5 ani să reuşesc să am un portofoliu destul de bogat. Nu voi lăsa deoparte nici zona noastră de litoral şi sper să am curând propria locaţie în care să organizez evenimente. Acolo îmi voi canaliza toată energia şi voi putea îndeplini orice dorinţă şi exigenţă.
Un gând bun și un sfat pentru cititorii mei, și unde te pot găsi în cazul în care au nevoie de serviciile tale?
Vă doresc să aveţi parte de experienţe şi evenimente memorabile, care să vă rămână veşnic în suflete. Vă sfătuiesc să puneţi pe primul loc dorinţele voastre, să vă regăsiţi în tot ceea ce faceţi şi să acceptaţi că pentru a organiza un eveniment reuşit pot fi necesare mici compromisuri. Să le acceptaţi şi să le îmbrăţişaţi, deoarece ele pot transforma un eveniment de nerealizat în unul real şi minunat. Nu minunat prin perfecţiune, ci prin unicitate.
Vă invit să vizitaţi:
www.bohemeevents.ro
www.facebook.com/labohemeeventsboutique
https://www.instagram.com/labohemeevents/
Mă găsiţi la:
office@bohemeevents.ro
+40722191114
